beePRO.city – Smart City Toolbox
Das Beratungs-Know-how eines Smart-City-Startups in einer produktionsreifen SaaS-Plattform
Die Herausforderung
Städte und Kommunen stehen vor einem strukturellen Problem: Dutzende Projekte laufen verteilt über verschiedene Dezernate, Fachbereiche und Stabsstellen gleichzeitig ohne zentrale Transparenz. Dezernat A plant ein neues Wohnquartier, Dezernat B arbeitet an einer Begrünungsinitiative, und beide wissen nichts voneinander. Synergien bleiben ungenutzt, Doppelarbeit entsteht, und der Überblick über den Fortschritt übergeordneter Strategien ist bestenfalls eine Excel-Tabelle.
bee smart city kannte dieses Problem aus jahrelanger Beratungspraxis. Ihr Smart-City-Consulting-Ansatz bestehend aus Strategien strukturieren, Projekte verknüpfen und Fortschritt messen funktionierte, war aber manuell, beraterabhängig und nicht skalierbar. Die zentrale Frage lautete: Wie überführen wir dieses Beratungswissen in ein digitales Produkt, das die Consulting-Arbeit begleitet und Kommunen befähigt, ihre Strategieumsetzung eigenständig und kontinuierlich zu steuern?
Die Herausforderungen im Detail:
- Informationssilos: Projekte existierten isoliert in Fachbereichen. Es gab keinen zentralen Ort, an dem alle Vorhaben sichtbar und vergleichbar waren.
- Fehlende Strategieverknüpfung: Kommunen hatten Strategien zu Themen wie Digitalisierung, Klimaschutz oder Wohnen, aber kein Werkzeug, um Projekte diesen Themen zuzuordnen und den strategischen Fortschritt zu messen.
- Compliance & Frameworks: Vorgaben von Bund, Land oder EU (z. B. KPI-Ziele im Bereich Klimaschutz bis 2030) mussten nachgehalten werden ohne standardisiertes Tracking.
- Kollaborationslücken: Dezernatsübergreifende Zusammenarbeit scheiterte an fehlenden gemeinsamen Tools und Kommunikationswegen.
- DSGVO & Hosting: Als öffentliche Verwaltung galten strenge Anforderungen an Datenschutz und Hosting: zwingend in Deutschland, wahlweise Cloud oder eigene Infrastruktur.
- Komplexes Umfeld: Der öffentliche Sektor bringt besondere Rahmenbedingungen mit: Ausschreibungspflichten, politische Entscheidungswege und Fördermittellogiken, die lange Entscheidungszyklen verursachen und ein Produkt erfordern, das sich flexibel in diese Realität einfügt.
Die Lösung
Wir haben die beePRO.city Toolbox zusammen mit bee smart city als modulare SaaS-Plattform konzipiert und entwickelt, die das bewährte Beratungsframework von bee smart city digitalisiert und Kommunen ein intuitives Werkzeug für Strategie- und Multi-Projektmanagement an die Hand gibt.
Strategiemanagement mit hierarchischer Themenstruktur & Framework-Zuordnung
Im Kern steht ein flexibles Strategiemodul: Kommunen legen übergeordnete Strategien an, gliedern diese in Handlungsfelder und Unterthemen (z. B. Digitalisierung → Open Data → Datenplattform) und definieren KPIs auf jeder Ebene. Projekte „zahlen" auf diese KPIs ein. So entsteht eine durchgängige Verknüpfung von operativem Tagesgeschäft und strategischer Zielsetzung. Alles von der Gesamtübersicht bis zum einzelnen Projekt im Detail lässt sich übergreifend statistisch analysieren und visuell aufbereiten.
Strategien können externen Rahmenwerken zugeordnet werden wie etwa EU-Richtlinien, Nachhaltigkeitszielen oder Landesförderprogrammen. So wird sichtbar, welche der eigenen Handlungsfelder auf welche übergeordneten Vorgaben einzahlen. Die weiterführende Integration und Analyse von Framework-KPIs und deren automatisiertes Tracking war zum Projektende in aktiver Entwicklung.
Multi-Projektmanagement & Operative Projektarbeit
Jedes Projekt erhält ein interaktives Dashboard mit Metadaten, Zuständigkeiten, Budgetinfos und Verknüpfung zu Strategiethemen. Projektlisten mit Such- und Filterfunktionen machen das gesamte Projektportfolio einer Kommune durchsuchbar und auswertbar. So sehen Verantwortliche auf einen Blick: „Wir haben viele Projekte, die auf Digitalisierung einzahlen, aber kaum eines im Bereich Klimaschutz."
Innerhalb jedes Projekts können Arbeitspakete und Aufgaben angelegt, zugewiesen und nachverfolgt werden. Automatisch generierte Statusberichte (wöchentlich/monatlich) dokumentieren Fortschritte und machen Engpässe sichtbar. Alles ohne manuellen Reporting-Aufwand.
Integrierte Chat- und Kommentarfunktionen ermöglichen kontextbezogene Abstimmung direkt am Projekt. Benachrichtigungen per E-Mail und In-App sorgen dafür, dass nichts untergeht.
Sicherheit & Kundentrennung
DSGVO-konform, entwickelt und gehostet in Deutschland. Jeder Kunde erhält einen dedizierten Kubernetes-Cluster. Das garantiert vollständige Datentrennung auf Infrastrukturebene.
Die Ergebnisse
- Produktionsreife Plattform: Eine vollständig funktionsfähige Strategie- und Multi-Projektmanagement-Lösung, die von mehreren deutschen Kommunen zeitweise im Echtbetrieb getestet und eingesetzt wurde.
- Internationaler Pilotbetrieb: Die Plattform wurde zusätzlich in einer umfangreichen Testphase mit zahlreichen polnischen Kommunen erprobt und validiert.
- Strategische Steuerung: Kommunen konnten erstmals datenbasiert erkennen, welche Strategiethemen gut mit Projekten unterlegt sind und wo Lücken bestehen.
- Digitale Beratungsbegleitung: Die Toolbox ergänzt die Smart-City-Beratung als digitales Werkzeug
- Automatisiertes Reporting: Statusberichte können automatisch generiert werden – weniger manueller Aufwand, mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit.
- Enterprise-Grade Infrastruktur: Durch dedizierte Kubernetes-Cluster pro Kunde wurde ein Hosting-Modell umgesetzt, das höchsten Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an Datenschutz und Kundentrennung gerecht wird.
Akara Solutions hat mit der beePRO.city Toolbox unser Beratungskonzept digital greifbar gemacht. Zum ersten Mal konnten unsere Partnerkommunen selbstständig sehen, welche Projekte auf welche Strategieziele einzahlen – und dezernatsübergreifend zusammenarbeiten, statt in isolierten Fachbereichen zu verharren.
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